Regnskap og lønn for treningssentre og studioer
Vi hjelper dere å få bokføringen gjort, oppgjørene forklart og lønnsgrunnlaget klart hver måned.
Innhold i guiden
Regnskap som følger måten dere tjener penger på
Medlemskap kommer månedlig, PT-pakker betales før levering, og terminalen utbetaler et nettobeløp etter gebyrer og refusjoner. Regnskapet bør forklare disse forskjellene uten at daglig leder må lete i flere systemer hver gang.
Gjennom KEAR får dere regnskap og lønn levert av Aiak AS, et autorisert regnskapsbyrå. Aiak tilbyr fastpris på bokføring, avstemming, lønn, årsoppgjør og rådgivning. KEAR hjelper med underlaget og systemene rundt. Dere kan få hjelp med den løpende driften, opprydding i en periode eller overgangen fra dagens regnskapsfører.
Velg hjelpen som trengs nå
| Situasjon | Arbeid som er relevant | Resultat å følge opp |
|---|---|---|
| Bilag og oppgjør blir liggende | Bokføring, oppgjørsavstemming og rutine for manglende dokumentasjon | En ferdig periode med forklarte avvik |
| Instruktørtimer kommer i ulike lister | Godkjenningsrutine og lønnskjøring fra riktig grunnlag | Timer og rettelser følger med én gang |
| PT-pakker og gavekort er uklare | Avstemming av solgt, brukt, refundert og gjenstående verdi | Dere vet hva som fortsatt skal leveres |
| Eierne mangler styringstall | Månedsrapport med avdeling, inntekt, kostnad og kontantbehov | Beslutninger bygger på samme tall |
| Dere skal bytte regnskapsfører | Overlevering, åpningsbalanser, fullmakter og første kontrollerte periode | Ett tydelig ansvar for hver oppgave |
Slik forklares en måneds innbetalinger
Et konstruert studio mottar 180 000 kroner i medlemsbetalinger og 60 000 i forhåndsbetalte PT-pakker. Banken får 236 400 etter 3 600 i gebyrer. Det kan være et riktig bankoppgjør, men det er ikke nok til å fastslå månedens inntekt eller resultat.
Hvis bare 20 000 kroner av PT-pakkenes salgsverdi gjelder timer levert i perioden, gjenstår 40 000 å knytte til senere levering under disse forutsetningene. I tillegg må refusjoner, avtalte perioder og relevante avgiftsforhold kontrolleres. Regnskapsfører vurderer bokføringen på dette grunnlaget. Kortoversikten gir en enkel bevegelsesliste dere kan bruke.
Lønn trenger godkjent arbeid, ikke bare en timeplan
Instruktøren kan ha undervisning, forberedelse og annet arbeid samme uke. En vikar skal komme med, mens opprinnelig instruktør ikke skal oppgjøres dobbelt ved en feil. Vi hjelper med å samle avtalt lønnsgrunnlag og følger det videre gjennom lønnskjøringen. Se arbeidstidskontrollen.
Trenere som leverer gjennom egen virksomhet har et annet oppgjør når det faktisk er et selvstendig leverandørforhold. Treneroppgjøret viser hvilke avtaler og referanser som trengs.
Hold produktene fra hverandre
Medlemsadgang, instruksjon, varesalg og andre tillegg må kunne skilles i salgsgrunnlaget. Merverdiavgiftsloven har et unntak for rett til å utøve idrettsaktiviteter; det gir ikke ett felles avgiftsoppsett for alt senteret selger. Lovens § 3-8 er ett av grunnlagene regnskapsfører vurderer opp mot deres faktiske produkter og kostnader.
Må dere bytte system?
Ikke nødvendigvis. Vi begynner med systemet og betalingsgrunnlaget dere bruker. ReAI er et alternativ når det passer arbeidsflyten. Et bytte er nyttig når det løser et konkret problem og underlaget kan videreføres; en kontrollert import kan også være riktig løsning.
Hva påvirker prisen?
Antall salgs- og betalingsstrømmer, ansatte og oppgjør betyr mer enn medlemstallet alene. Et senter med ett ryddig månedsoppgjør trenger annet arbeid enn et like stort senter med flere betalingsportaler, mange korreksjoner og etterslep. Ved bytte bør eventuell opprydding prises tydelig ved siden av den løpende leveransen. Be også om å få vite hvordan lønn, årsarbeid, systemlisens og ekstra teknisk hjelp inngår i tilbudet.
Be om regnskapshjelp gjennom KEAR. Aiaks fastpristilbud er et alternativ når dere vil se pris på selve regnskapsleveransen. Systemoppsett og tekniske endringer beskrives som egne poster hvis dere trenger det.
Skal dere skifte leverandør, bruk planen for bytte av regnskapsfører. Månedsslutt og årsgrunnlaget viser hva som bør bli enklere i den løpende leveransen.