Fra instruktørplan til godkjent lønnsgrunnlag
En full timeplan viser levering til medlemmene. Den viser ikke nødvendigvis alt arbeidet de ansatte har gjort.
Tre oversikter med forskjellige formål
Booking viser tilbudet til kunden. Arbeidsplan viser planlagt arbeid. Tidsregistrering viser faktisk arbeid, og lønnsgrunnlaget samler godkjente lønnsposter. De kan hente informasjon fra hverandre, men bør ikke likestilles.
Arbeidstilsynet beskriver at faktisk arbeidstid må registreres. Registreringen trenger mer enn antall gjennomførte gruppetimer når ansatte også åpner lokalet, rydder, deltar i møter eller gjør annet arbeid.
En vikartime i praksis
En planlagt instruktør skulle holde fire timer. En kollega overtar én, slik at instruktøren holder tre og kollegaen én. Hvis kalenderen viser både opprinnelig og ny instruktør i eksporten, kan lønnsgrunnlaget telle fem timer.
| Underlag | Instruktør A | Instruktør B |
|---|---|---|
| Planlagte undervisningstimer først | 4 | 0 |
| Faktisk gjennomførte | 3 | 1 |
| Andre registrerte arbeidstimer i eksemplet | 2 | 1 |
| Arbeidstimer til kontroll | 5 | 2 |
Dette er ikke en lønnsberegning eller en avtale om betaling bare for undervisning. Satser, avlysningsbetaling, tillegg, fravær og øvrige lønnsarter må følge riktig avtale og regelverk.
Godkjenn før eksport
La en ansvarlig kontrollere timer og endringer mot dokumentert grunnlag. Lås eller versjoner godkjent periode, og før sene rettelser som en tydelig korreksjon. Et navn som forsvinner fra bookingsystemet, skal ikke slette allerede dokumentert arbeid.
Regnskapsfører trenger en avklart lønnsliste og forklaring på avvik, ikke medlemsnavn eller treningsnotater. Se treneroppgjør når noen fakturerer gjennom egen virksomhet, og reise og utlegg for andre poster i perioden.