Medlemssystem, booking og regnskap som fungerer sammen
Vi hjelper dere å velge riktig løsning, få grunnlaget over og få hverdagen til å fungere etter oppstart.
Finn ut hva som faktisk bør endres
Et systembytte er ikke alltid løsningen. Feilen kan ligge i produktregler, en manglende referanse eller en eksport ingen følger opp. Vi ser på hele arbeidsflyten fra medlem eller booking til betaling, levering og regnskap.
Dere kan få hjelp med en enkelt overgang eller med valg, oppsett og innføring av flere systemer. Arbeidet kan også gjøres sammen med dagens regnskapsfører når det er den tekniske eller administrative delen som trenger hjelp.
Behold, forbedre eller bytt?
| Valg | Når det er verdt å undersøke | Hva som må prøves |
|---|---|---|
| Rydde i dagens oppsett | Systemet støtter behovet, men regler og rutiner spriker | En vanlig handel og de feilene dere ser oftest |
| Bruke en kontrollert filoverføring | Data finnes, og hyppigheten gjør manuell godkjenning håndterbar | Referanser, summer og ansvar for import |
| Lage eller endre en kobling | Gjentakende overføring gir vesentlig dobbeltarbeid | Duplikater, manglende hendelser og usikkert utfall |
| Bytte ett eller flere systemer | Viktige krav ikke kan løses forsvarlig i dagens oppsett | Åpne krav, saldoer, fremtidige timer og første oppgjør |
Test handelen dere faktisk har
En generell demo viser gjerne innmelding og en vellykket betaling. Ta også med en frys etter fakturering, en PT-pakke med delvis refusjon og en gruppe som flyttes til en tid der instruktøren er opptatt. Da ser dere om produktregler og ressurser følger med gjennom hele løpet.
Et treningssenter trenger medlemsperioder, rettigheter og betaling. Et studio trenger plasser i både faste serier og åpne timer. Et anlegg trenger flere ressurser, faste blokkavtaler og endringsgrunnlag. Booking og bemanning viser forskjellene.
Regn på arbeidet som følger med løsningen
Illustrasjon: Dere bruker 30 minutter på daglig overføring og retting 20 dager i måneden. Det er ti timer. En bedre løsning kan være verdifull, men beregningen må også ta med kontroll, leverandørkostnad og oppfølging av feil etter innføringen. Hvis koblingen krever seks timer avviksarbeid, er ikke hele de ti timene spart.
Sammenlign lisens, betalingsgebyrer, oppsett, import, opplæring og videre hjelp som egne poster. Det gir et bedre tilbudsgrunnlag enn å velge etter månedsprisen alene. Leverandøravtalen hjelper dere med spørsmålene.
Slik kan KEAR bidra
Vi kartlegger produkter, datakilder og dagens arbeidsmåte, lager prioriterte krav og hjelper med leverandørvalg. Deretter kan vi ta konfigurering, import, tekniske koblinger og praktisk innføring. Hvilke grensesnitt som kan brukes, avhenger av de aktuelle leverandørene og tilgangene.
Et oppsett er klart for ordinær drift når representative handler og feiltilfeller er prøvd, oppgjøret kan avstemmes og medarbeiderne vet hvem som følger opp feil. Bevar godkjenningsgrunnlaget slik at senere endringer kan sammenlignes med det.
Systembytteplanen beskriver overgangen. Integrasjonsprøvene og rolleoverleveringen viser hvordan dere følger den videre.
Skriv hvilke systemer dere bruker og hva som tar tid. Vi foreslår en praktisk vei videre ut fra problemet dere vil løse.