Årsoppgjør for trenings- og idrettsbedrifter

Innhold i guiden

Samle mer enn bankutskriften

Ved årsslutt kan en treningsbedrift ha store innbetalinger for neste periode, ubrukte PT-timer, gavekort, depositum, leverandørforpliktelser og utstyr som fortsatt er i bruk. Regnskapsfører trenger dokumentasjon som forklarer både beløpene og avtalene bak dem.

Aiak AS kan gjøre årsoppgjøret sammen med den løpende regnskapsføringen. Et ryddig årsgrunnlag gjør det mulig å avslutte året uten å rekonstruere hele medlems- og betalingshistorikken.

Et konkret dokumentsett

Eksempel på kjøp rundt periodeslutt

Et studio har bestilt utstyr for 200 000 kroner. Et forskudd er betalt, utstyret leveres senere, og sluttfakturaen kommer etterpå. Bevar bestilling, forskuddsbetaling, faktisk leveringsdato og faktura. De ulike datoene må ikke reduseres til «kjøpt i desember» fordi bankutbetalingen kom da. Regnskapsfører avgjør riktig behandling.

Kontroller overgangene mellom årene

Ta vare på de siste rapportene for året og de første oppgjørene etterpå. Et medlemskrav kan gjelde neste treningsperiode selv om pengene er mottatt før nyttår. Et kortsalg sent på året kan bli utbetalt fra leverandøren noen dager senere. Sett både leveranseperiode og oppgjørsdato på grunnlaget.

For lønn bør siste godkjente periode ha en egen avviksliste: manglende timer, vikarskifter, utlegg og ytelser som må undersøkes. Regnskapsfører trenger beslutningsgrunnlaget bak rettelsen, slik at samme post ikke kommer med både i en manuell liste og neste eksport.

Bevar også dokumentasjonen når et gammelt system avsluttes. Eksporter den siste medlemsbalansen, bevegelsene bak den og oppgjørsreferansene før tilgangen stenges. Systembytteplanen viser en praktisk overlevering.

Eierens kontrollspørsmål

Kan dere forklare hva som gjenstår å levere til kundene, hvilke innbetalinger som er usikre og hvilke investeringer som binder neste års penger? Er avdelings- og selskapsgrenser tydelige, og er privat bruk eller eiertransaksjoner særskilt dokumentert?

Avslutt med en liste over vurderinger som krever beslutning, ikke en generell merknad om at «regnskapsfører ordner resten». En holding som eier senteret har egne forhold; ikke bland dens betalinger og investeringer inn i driftsselskapet. Avdelingsøkonomi og månedsslutt gir en mer håndterlig vei frem til årsgrunnlaget.

Eier du også et holdingselskap som betaler eller låner penger til driftsselskapet, er Rolus avstemming av mellomværender et neste steg for eieradministrasjonen. Driftens inntekter og betalinger må fortsatt forklares i riktig selskap.

Avslutt året med en avklart leveranseliste

Et treningssenter kan ha både løpende medlemskap, forskuddsbetalte pakker og faste anleggskontrakter ved samme årsslutt. Sett en dato på rapportene og skill allerede levert trening fra det som fortsatt gjenstår. Ved bytte av regnskapsfører må denne listen følge med til den nye leveransen.

Illustrasjon: Et studio starter med ubrukte kort på 50 000 kroner i salgsverdi, selger nye for 30 000, leverer timer tilsvarende 18 000 og gjennomfører en avtalt refusjon på 2 000. Da er beregnet gjenstående salgsverdi 60 000 kroner. Et utsnitt av denne historikken må fortsatt finnes selv om det gamle bookingsystemet er sagt opp. Regnskapsfører vurderer riktig bokføring ut fra avtalene og dokumentasjonen.

Gjennom KEAR kan Aiak AS ta regnskap, lønn og årsarbeid som en sammenhengende leveranse. Har dere allerede en regnskapsfører, kan vi hjelpe med å rydde medlems-, booking- og betalingsgrunnlaget som mangler. Beskriv hva som gjenstår eller se overleveringen ved regnskapsbytte.