Bytte regnskapsfører for treningssenter og studio
Bytt med oversikt over hvem som gjør ferdig perioden og hvem som følger opp neste trekk, lønn og rapport.
Begynn med grensen mellom gammel og ny leveranse
Dere kan bytte regnskapsfører uten samtidig å bytte medlemssystem, booking og betalingsleverandør. Bestem først hvilken periode den nye leveransen skal begynne med, hva den gamle regnskapsføreren skal gjøre ferdig og hvem som håndterer saker som dukker opp etter overgangen.
Gjennom KEAR kan Aiak AS overta regnskap og lønn, mens vi hjelper med underlaget og den tekniske flyten. Hvis det også er behov for nytt regnskapssystem, planlegges det som en del av overleveringen.
Hva må følge med fra treningsdriften?
| Underlag | Kontrollen ved overtakelse |
|---|---|
| Åpne medlemskrav | Beløp, periode og siste betalingsstatus |
| PT-pakker og gavekort | Solgt, brukt, refundert og gjenstående verdi |
| Betalingsoppgjør | Mottatt bank, gebyr og penger på vei fra leverandør |
| Lønn | Siste godkjente periode, rapportering og uavklarte rettelser |
| Utstyr og lager | Oversikter som kan kobles til regnskapsgrunnlaget |
| Tidligere avstemminger | Hva som er kontrollert og hvilke avvik som fortsatt er åpne |
Et medlemsregister alene viser ikke alle disse postene. Bevar også forklaringene bak tallene, slik at ny regnskapsfører ikke må begynne etterforskningen på nytt.
Et avvik som bør finnes før første måned lukkes
Illustrasjon: Gammel regnskapsoversikt viser 90 000 kroner i ubrukte PT-pakker. Medlemssystemets rapport viser 84 000. Differansen på 6 000 kan skyldes ulike rapportdatoer, timer som er levert men ikke overført, en refusjon eller en feil. Ikke velg det laveste tallet bare fordi det er enklest.
Ta med avstemmingsdato, kilder og en liste over de konkrete bevegelsene som forklarer differansen. Hvis noe fortsatt er uavklart, skal det få en ansvarlig og en oppfølging i den første perioden.
Overfør tilgang uten å miste kontroll
Gi den nye regnskapsfunksjonen nødvendige roller og fullmakter etter oppdraget. Avtal hvem som fortsatt trenger tilgang til historikk, hvem som følger opp betalinger og når gamle tilganger avsluttes. Personlige kontoer og private innbokser bør ikke være eneste vei til rapporter eller leverandørkontakt.
Dere trenger ikke sende medlems- eller personallister i en første prisforespørsel. Start med virksomhetstype, regnskapssystem, antall ansatte og hva dere ønsker overtatt. Deretter avtales en trygg kanal for selve overleveringen.
Kontroller den første perioden sammen
Den første månedsslutten bør vise åpningsgrunnlaget, periodens innbetalinger, gjenstående rettigheter og dokumenterte korreksjoner. Prøv spesielt et oppgjør som krysser overtakelsesdatoen, en sen refusjon og en lønnsrettelse fra forrige periode.
Bruk månedssluttlisten og årsgrunnlaget som praktisk underlag.
Ta kontakt om bytte av regnskapsfører. Fortell gjerne hva som ikke fungerer i dag, og hvilken periode dere ønsker hjelp fra.