Månedsslutt for trenings- og idrettsbedrifter
En god månedsrapport kan forklare både leveransen, utestående beløp og det som ennå ikke er avklart.
Velg én sluttdato og bevar kildene
Eksporter eller lagre daterte rapporter fra medlems-, booking-, betalings- og regnskapssystemene. Samme periode må være definert likt, og poster rundt midnatt eller oppgjørsforskyvning skal kunne forklares. Ikke bruk en løpende skjerm som endrer tallene etter at kontrollen er gjort.
Arbeid i en rekkefølge som finner feil
| Kontroll | Eksempel på avvik den fanger |
|---|---|
| Medlemsbevegelse | Frys er telt som både oppsigelse og nytt medlemskap |
| Åpne krav og korreksjoner | Et avvist trekk har skapt en ekstra faktura |
| Ubrukte timer og gavekort | Refunderte timer er fortsatt tilgjengelige |
| Oppgjør mot bank | Gebyr eller senere utbetaling er uavklart |
| Lager og utstyr | Interne uttak mangler, ny maskin er levert uten faktura |
| Godkjent arbeid og leverandørgrunnlag | Vikar står dobbelt eller en faktura mangler |
Et lite avvik som endrer beslutningen
Illustrasjon: Rapporten viser 40 000 kroner i bidrag. En dokumentert instruktørleveranse på 12 000 kroner mangler i grunnlaget, og en refusjon på 3 000 ligger til avklaring. Før lederen bruker tallet til et nytt kjøp, må riktig periode og behandling av disse postene undersøkes. Et blankt avviksfelt betyr ikke at kostnaden er null.
Regnskapsfører vurderer periodisering og bokføring. Driften må levere bevis for hva som faktisk er levert og avtalt. Unngå å overskrive forrige måneds rapport når dere retter en post; vis korreksjonen og hvem som godkjente den.
Lever en kort beslutningsrapport
Rapporten kan samle aktive/betalende medlemmer, salgbare og brukte timer, lokalt bidrag, tilgjengelig bank og de viktigste uavklarte postene. Hvert avvik trenger en ansvarlig og neste handling. Begrens distribusjonen til nødvendig informasjon; en eieroversikt trenger normalt ikke medlemsnavn eller personlige notater.
Bruk oppgjørsavstemmingen, kortoversikten og årsavslutningen som arbeidsunderlag.
Hva skal lederen sitte igjen med?
Be om et kort sammendrag med fire svar: hva er fakturert og betalt, hva gjenstår å levere, hva forklarer periodens resultat og hva må dere gjøre før neste betalingsrunde? Kildene og avstemmingene ligger bak rapporten; lederen trenger ikke en kopi av hele medlemsregisteret.
Et senter som har 200 000 kroner på konto kan samtidig ha 80 000 i planlagt lønn og leie før neste store innbetaling og 60 000 i ubrukte forhåndsbetalte tjenester. Beløpene har ulike økonomiske roller og kan ikke trekkes fra hverandre ukritisk som en resultatberegning. De viser likevel hvorfor én bankbeholdning ikke er nok til å beslutte nye kjøp. Bruk likviditetsplanen sammen med leveranseoversikten.
Når samme differanse kommer igjen hver måned, bør årsaken løses ved kilden: feil produktkode, manglende refusjonsreferanse eller en eksport som utelater enkelte betalinger. KEAR kan hjelpe med både regnskap og systemarbeidet, slik at rutinen ikke blir avhengig av én persons private regneark.