Avstem betalinger, gebyrer og bankoppgjør
En nettoutbetaling er sluttpunktet i en forklarbar kjede, ikke salgsrapporten alene.
Bruk referanser fremfor kundens navn
Krav-ID, betalings-ID, refusjons-ID og oppgjørs-ID har ulike oppgaver. Ett krav kan ha flere betalingsforsøk, og én utbetaling kan dekke mange kunder og dager. Kartlegg disse relasjonene før dere lager en automatisk regnskapsfil.
Et illustrert oppgjør har 120 000 kroner i innbetalinger, 5 000 i refusjoner og 1 800 i leverandørgebyrer. Forventet netto er 113 200 kroner. Banken viser 103 200 kroner denne dagen; 10 000 ligger dokumentert til neste utbetaling.
| Kontroll | Beløp |
|---|---|
| Innbetalinger | 120 000 kr |
| Refusjoner | −5 000 kr |
| Gebyrer | −1 800 kr |
| Netto etter rapport | 113 200 kr |
| Bank mottatt nå | −103 200 kr |
| Dokumentert utestående oppgjør | 10 000 kr |
Differansen er forklart når den kan følges til neste oppgjør. Den er ikke automatisk et tap eller en ny fordring på medlemmet.
Skill tre avviksgrupper
Manglende salgsgrunnlag betyr at betalingsposten ikke har en kjent handel. Tidsforskjell betyr at riktig post ligger i en annen oppgjørsperiode. Feil eller tilbakeføring krever egen dokumentasjon og kontroll av hva leverandøren faktisk har gjort.
En reklamasjon på en kortbetaling skal ha kobling til opprinnelig handel og leverandørens sak. Ikke korriger både fordring og bank på gjetning. Den regnskapsmessige behandlingen av krav, forskudd og tilbakeføringer avklares med regnskapsfører.
En ukevis rutine som kan overtas
Ta vare på datert kilderapport, antall og sum overførte poster, bankgrunnlag og forklaring på åpne avvik. Marker hvem som kontrollerte perioden, og når neste kontroll skal skje. En ny medarbeider må kunne finne de 10 000 kronene uten å spørre den som bygget regnearket.
Kontroller resepsjonens salg og betalingsavvik.