Reiser og utlegg for trenere og idrettsbedrifter

Begynn med betalingsveien

Et senter sender instruktører til en samling, eller en idrettsbedrift reiser til konkurranse. Kortkjøp betalt av virksomheten og en ansatts private utlegg må ikke behandles som samme refusjon. Bruk én referanse per kostnad, og behold originaldokumentet i et tilgangsstyrt system.

Eksemplet gjelder intern kostnadskontroll. Hvilke beløp som kan refunderes, og hvordan lønn, skatt og eventuell avgift behandles, må avklares før utbetaling. Ikke legg en antatt skattefri standardsats inn som leverandørpris.

Eksempel på en dobbeltført reise

Et hotellbeløp på 2 400 kroner er betalt med firmakort. Treneren legger likevel ved kvitteringen i et utleggskrav. Sammenlign betaler og kortreferanse før kravet godkjennes. Kostnaden skal dokumenteres, men treneren skal ikke få de samme 2 400 kronene refundert én gang til.

Fordel kostnaden etter det dere styrer på

En reise som gjelder tre avdelinger bør ikke automatisk belaste hjemavdelingen til den som betalte. Bestem en begrunnet nøkkel, for eksempel deltakere eller avtalte aktiviteter, og behold nøkkelen i rapportgrunnlaget. Samme utgift må ikke belaste både et stevneprosjekt og den ordinære instruktørdriften.

Ved periodeslutt bør listen skille mottatt dokumentasjon, godkjent utlegg og faktisk utbetalt beløp. En godkjent reiseregning kan fortsatt være ubetalt. Ta den med i likviditetsplanen og følg godkjente lønnsposter gjennom regnskap og lønn.