Bedriftsavtaler og medlemskap med samlefaktura
Arbeidsgiveren kan betale regningen uten at alle ansatte skal ha samme medlemsprodukt eller samme sluttdato.
Innhold i guiden
Skill avtalen, deltakeren og betaleren
En bedriftsavtale kan gjelde et fast antall plasser, navngitte ansatte eller rabatt på medlemskap den ansatte betaler selv. Disse modellene trenger ulike fakturagrunnlag. Bestem hva arbeidsgiveren kjøper før dere aktiverer en felles rabattkode.
I medlemsregisteret trenger dere å vite hvem som har treningsretten, hvilken periode den gjelder og hvem som skal betale. Fakturamottaker, bestiller og deltaker kan være tre forskjellige roller. En endring av arbeidsgiver skal derfor ikke uten videre opprette en ny person eller slette hele medlemsavtalen.
Velg en betalingsmodell som kan følges opp
| Avtale | Fakturagrunnlag | Viktig kontroll |
|---|---|---|
| Arbeidsgiver kjøper faste plasser | Avtalt antall og periode | Skal ledige plasser fortsatt faktureres? |
| Arbeidsgiver betaler per aktiv deltaker | Godkjent deltakerstatus ved avtalens skjæring | Stemmer start- og sluttdatoene? |
| Arbeidsgiver dekker et fast beløp | Arbeidsgiverandel og eventuell egenandel | Er samme del av kravet fakturert bare én gang? |
| Ansatte kjøper selv til avtalt pris | Individuelle medlemskrav | Er retten til rabatten fortsatt gyldig? |
Ved delt betaling bør dere kunne forklare begge betalingsdelene uten å opprette to medlemskap for samme rettighet. En ubetalt egenandel og en betalt arbeidsgiverfaktura er også ulike oppfølgingssaker.
En samlefaktura som endrer seg mellom månedene
Illustrasjon: En bedrift betaler 450 kroner per deltaker per hel måned. Januargrunnlaget er 40 deltakere og 18 000 kroner. Før februar slutter tre og to begynner. Ved avtalte hele månedsperioder blir grunnlaget 39 deltakere og 17 550 kroner.
Det er ikke nok å endre totalbeløpet. Bevar hvilke tre avtaler som sluttet og hvilke to som begynte, med dato. Hvis bedriften bestrider én deltaker, skal den posten kunne undersøkes og eventuelt korrigeres uten at resten av fakturaen mister sammenhengen.
Ved oppstart midt i måneden avgjør avtalen om det er full periode, forholdsmessig beløp eller start neste måned. Prøv dette før fakturering. Kalenderens innmeldingsdato er ikke nødvendigvis den samme som første betalingsdato.
Gi arbeidsgiveren et nyttig og begrenset fakturavedlegg
Et fakturavedlegg kan vise avtalt referanse, medlemsprodukt, periode og beløp. Avtal hvilken personreferanse som er nødvendig for kontrollen. Treningsbesøk, helseopplysninger og personlige notater skal ikke følge med bare fordi arbeidsgiveren betaler.
La en bestemt kontakt hos bedriften godkjenne endringer. Bevar godkjenningen og tidspunktet den gjelder fra. Hvis én ansatt selv melder seg ut, må dere vite om bedriftens kjøp reduseres eller om plassen kan brukes av noen andre.
Når den ansatte forlater bedriften
Sett en sluttdato for arbeidsgiverbetalingen og håndter eventuell videre privat trening som en egen avtaleendring. Ikke fortsett privat trekk på bakgrunn av en gammel bedriftsliste. Kunden må kunne forstå hvem som betaler siste periode og hva et nytt privat medlemskap koster.
Den ansattes skatte- og lønnsbehandling av et treningstilbud må vurderes av arbeidsgiveren. Treningssenterets oppgave er å levere et korrekt avtale- og fakturagrunnlag, med tydelig innhold og periode.
Kontroller første og siste faktura
Prøv en ny deltaker, en sluttet deltaker, en overføring til privat medlemskap, en korrigert periode og en faktura som er delvis betalt. Sammenlign avtalen med summen fra medlemsregisteret før utsending. Et senere betalingsoppgjør skal lukke de samme kravene, ikke skape nye salg.
Bruk betalingsavstemmingen og medlemsavtalen. Selger dere også faste banetider til bedriften, hører disse hjemme i banekontrakten.
KEAR hjelper med produktregler, medlemsimport og fakturagrunnlag for bedriftsavtaler. Få hjelp til bedriftsmedlemskap.