Leverandøravtale, støtte og systemavslutning
Still spørsmål om siste dag hos leverandøren allerede når dere vurderer den første.
Sammenlign mer enn månedsprisen
En programvarelisens kan være rimelig, men import, support, betalingsgebyrer eller nødvendig eksport kan koste separat. Be om beskrivelse av hva som inngår, hvordan dere får hjelp og hvilke hendelser som prises utenfor avtalen.
Et illustrert tilbud har 24 000 kroner i årlig lisens og 18 000 i oppstart. Et annet har 36 000 i lisens og 3 000 i oppstart. Første års oppgitte grunnkostnad er 42 000 mot 39 000 kroner. Det sier ingenting om støtte, kvalitet eller senere år før vilkårene er sammenlignet.
Be om en reell prøveeksport
Prøven bør inneholde oppdiktede medlemsavtaler, fremtidige timer, kortsaldo og økonomiske referanser. En liste med navn og e-post er ikke nok til å overta de åpne forpliktelsene. Kontroller format, forklaring på felt, kostnad og hvor lenge eksporten er tilgjengelig etter oppsigelse.
| Avtalepunkt | Beslutningen det påvirker |
|---|---|
| Tilgang ved avtalens slutt | Om driften kan kontrolleres i overgangsperioden |
| Eksport av historikk og saldo | Om kundens rettigheter kan videreføres |
| Betalingsavtaler | Om leverandørbytte krever eget løp |
| Avviksstøtte | Hvem undersøker feil og innen hvilket avtalt omfang? |
| Underleverandører og databehandling | Hvem behandler opplysninger og etter hvilke rammer? |
Datatilsynets veiledning om databehandleravtaler er relevant når leverandøren behandler personopplysninger på deres vegne. Avklar tilbakelevering, sletting og lovlige oppbevaringsbehov konkret.
Én ansvarlig på hver side
Beskriv hvem som følger opp programvaren, betalingene, regnskapsføringen og en eventuell integrasjon. «Support inkludert» betyr lite dersom ingen vet hvilken leverandør som undersøker en manglende betaling.
KEARs implementeringsarbeid og eventuell videre hjelp avtales særskilt fra systemlisensen. Bruk systembytteplanen og integrasjonsprøvene som bilag til behovsavklaringen.